Moje toolsy #2: narzędzia do organizacji pracy

Moje toolsy #2: narzędzia do organizacji pracy

Przyszedł w końcu ten moment, żeby skroić drugą część artykułu z cyklu Moje toolsy. Pierwsza część poświęcona była testowaniu stron internetowych i możesz poczytać o tych narzędziach tutaj. Natomiast dzisiaj chciałabym się podzielić z Tobą narzędziami, które pomagają mi w ogarnianiu wszystkich zadań związanych z prowadzeniem działalności i nie tylko. Nie wiem z czego to wynika, ale przez dłuższy czas miałam opory przed korzystaniem z narzędzi do projektowania i organizacji pracy. Gruby zeszyt – ok, ale wbijanie wszystkiego w jakąś aplikację… jakoś mnie to nie przekonywało. Dopiero gdy poznałam asanę i toggl, wszystko mi się odmieniło 🙂

Tak więc dzisiaj zapraszam Cię na spotkanie z moją „extra piątką” wspomagaczy prowadzenia działalności.

ASANA

Asana

Asana

Asana jest to aplikacja do zarządzania projektami i zespołem, której używam zarówno na komputerze jak i na urządzeniach mobilnych. Jest to pierwsze narzędzie, dzięki któremu przekonałam się do prowadzenia projektów w wersji cyfrowej, ale i tak wersja analogowa (zeszyt z odręcznymi notatkami) zawsze będzie mi towarzyszyć 🙂 Z Asany można korzystać za darmo do 15 członków zespołu. Jest to całkiem spory team z punktu widzenia osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. To, co mi pasuje w tej aplikacji, to możliwość podzielenia działalności na kilka obszarów roboczych. Każdy projekt można prowadzić w osobnej przestrzeni roboczej, można więc założyć osobną przestrzeń roboczą na prowadzenie kursów online, osobną na szkolenia stacjonarne, a osobną na jakieś np. warsztaty i eventy.

W ramach każdej przestrzeni roboczej zakładasz projekt, do którego przypisujesz różne zadania i podzadania. Każdy obszar to inny projekt, więc możesz mieć też inny zespół. Do pracy nad książką możesz przypisać korektora, ilustratora, a do pracy nad kursem wideo osobę zajmującą się motażem materiału, transkrypcją itp. Możesz więc odizolować projekty, dzięki czemu poszczególne osoby nie będą widzieć innych Twoich działań. Cały projekt możesz sobie zsynchronizować z kalendarzem Google.

W wersji darmowej brakuje możliwości ustawienia czasu początkowego, można jedynie ustawić datę i czas końcowy, czyli ostateczny termin, do kiedy powinniśmy ukończyć dane zadania. Może to być trochę uciążliwe przy synchronizacji z kalendarzem Google, ponieważ bez ustawienia czasu początkowego wszystkie zadania lądują w kalendarzu na samej górze.

Pojedyncze zadanie w projekcie może podzielić na podzadania – każde z nich można szczegółowo opisać, osobno otagować, podpiąć jakieś załączniki. Dodatkowo, zadania i podzadania można przydzielać różnym osobom.

TOGGL

toggl

toggl

Kolejne narzędzie, które mnie całkowicie pochłonęło, to toggl. Tutaj również występuje zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej. Narzędzie służy do śledzenia czasu wykonywania określonych zadań. Na początku może być trochę trudno zdyscyplinować się do wprowadzania każdego zadania i pilnowania przycisku STOP (czyli zatrzymania licznika odmierzającego czas, który poświęcasz na wykonanie danego zadania). Jednak z czasem można się do tego w zupełności przyzwyczaić i pewne czynności wykonuje się po prostu odruchowo. Gdy projektowałam pierwszy, duży kurs online nie miałam zielonego pojęcia, ile czasu będę potrzebować na realizację całego projektu. Dopiero po wdrożeniu toggl mogłam zbadać, ile czasu potrzebuję przykładowo na przygotowanie treści, ile na montaż, a ile na mailing. W aplikacji od razu widzę ile minut, godzin zajmuje mi dane zadanie i na podstawie tych danych mogę oszacować, ile czasu będę potrzebować do realizacji kolejnego, podobnego projektu.

W aplikacji można tworzyć wiele przestrzeni roboczych (podobnie zresztą jak w Asanie). I tak – możesz stworzyć jedną przestrzeń roboczą na prowadzenie jakichś usług, kolejną dla kursów online, a jeszcze inną dla prowadzenia bloga. Następnie zakładasz nowy projekt, bądź wybierasz już istniejący. Po wciśnięciu przycisku Play zaczyna się pomiar czasu pracy nad danym projektem. Jeśli chcesz uzyskać wiarygodne wyniki musisz pilnować swojego timera i zatrzymywać go w momencie, kiedy wychodzisz np. zrobić sobie kawę. Może się zdarzyć, że zapomnisz wyłączyć timer, wtedy możesz jeszcze ręcznie ustawić czas rozpoczęcia i czas zakończenia. Tak samo w drugą stronę. Może Ci się zdarzyć zapomnieć włączyć timer, więc tutaj też możesz ręcznie wbić takie zadanie, jeśli wiesz mniej więcej, od której do której pracowałeś nad projektem.

Toggl bardzo mi się przydaje w sytuacjach, gdy chcę sprawdzić ile czasu zajmuje mi praca na projektem u danego Klienta. Jeśli więc zajmujesz się usługami i masz dużo dodatkowych zleceń od Klientów, możesz dodać kartotekę Klienta do aplikacji, a następnie przypisać do niego projekty nad którymi pracujesz. Dzięki temu od razu wiadomo, ile czasu poświęcasz danemu Klientowi.

Po miesiącu pracy z toogl możesz sprawdzić, które czynności, zadania, Klienci zabierają Ci najwięcej czasu i może warto wtedy przemyśleć kwestię delegowania zadań?

TODOIST

todoist

todoist

Asana i Toggl to świetne aplikacje do pracy nad projektami. Czasami jednak potrzebuję jakiegoś narzędzia, gdzie mogę wprowadzić zadania do wykonania w trybie tzw. na już lub do wykonania w najbliższej przyszłości. I oczywiście są to zadania, które nie muszą być prowadzone w trybie projektowym. Tutaj wykorzystuję – Todoist – świetna, bardzo prosta aplikacja do zarządzania zadaniami. W todoist wystarczy wpisać zadanie, nadać mu odpowiedni priorytet i ustawić datę jego wykonania, np. dziś, jutro itd. W wersji Premium (koszt ok. €32/rok dla pojedynczego użytkownika) możesz dodatkowo ustawić przypomnienie.

Zaletą tej aplikacji jest minimalistyczny widok. Nie ma zbędnych kategorii, widżetów i elementów, które rozpraszają. Możesz też synchronizować zadania pomiędzy różnymi urządzeniami, ponieważ dostępne są aplikacje na Androida i iOS. Można też pobrać specjalne dodatki do Outlooka lub Thunderbirda.

EVERNOTE

Evernote

Evernote

Ten program mam na wszystkich urządzeniach: komputerze, laptopie, smartfonie. Jeden z pierwszych artykułów dostępnych na moim blogu był właśnie poświęcony narzędziu Evernote. Do czego służy? Jest to świetny program to tworzenia notatek. Jeśli zainteresuje mnie jakiś artykuł w Internecie, nie muszę go zaznaczać i wklejać w jakimś dokumencie, gdyż z Evernote mogę zaznaczyć fragment artykułu i automatycznie umieścić go w notatniku.

Evernote używam w wersji płatnej – wychodzi 50 zł/rok i dzięki temu mam możliwość korzystania z tzw. nożyczek sieciowych. W Chrome jest bardzo fajny dodatek, który ułatwia mi wycinanie ciekawego artykułu z Internetu, całej strony, albo po prostu zaznaczenie jakiegoś fragmentu tekstu i umieszczenie w określonym notatniku. Nowo dodane notatki automatycznie synchronizują mi się na wszystkich urządzeniach.

Kiedy gromadzę różne materiały, czy to na bloga, czy do kursu online, cały czas korzystam z nożyczek sieciowych. Dla każdego wyciętego artykułu mogę sobie ustawić przypomnienie. Jeśli w danym momencie nie mam czasu wszystkiego przeczytać, mogę zaplanować sobie tą czynność w innym czasie.

GOOGLE CALENDAR

Kalendarz Google

Kalendarz Google

Na koniec ostatnia aplikacja, której nie muszę chyba nikomu jakoś specjalnie przedstawiać. Mowa oczywiście o Google Calendar. Jeśli masz konto w Google (korzystasz np. z poczty Gmail) to możesz korzystać z różnych narzędzi Google. Osobiście korzystam z kilku różnych usług Google, m.in. właśnie z kalendarza. W kalendarzu Google możesz sobie zdefiniować różne kalendarze i odpowiednio oznaczyć je kolorami, np. wydarzenia oznaczone kolorem czerwonym dotyczą pracy, kolorem niebieskim rodziny, a kolorem zielonym jakiegoś osobnego projektu. Możesz wyświetlić wszystkie kalendarze w jednym widoku lub tylko te, które są zaznaczone w menu kalendarzy.

No i to co najistotniejsze. Możesz współdzielić kalendarz z innymi osobami. Dlatego ten podział na różne kalendarze jest tutaj ważny, gdyż możesz udostępnić wyłącznie wybrany kalendarz danej osobie, a nie od razu wszystkie. W asanie mogę również korzystać z kalendarza, ale nie nie chcę wplatać dodatkowych wydarzeń, niekoniecznie związanych z projektami.

Każda z wymienionych wyżej aplikacji ma swój dodatek do Chrome, więc mam niejako własne centrum zarządzania z poziomu przeglądarki Chrome.

Dodatki do Chrome

Dodatki do Chrome

Takiego zestawu używam obecnie i całkiem dobrze się sprawuje. Oczywiście jestem otwarta na nowe rozwiązania, więc jeśli masz jakieś swoje sprawdzone sposoby na usprawnienie codziennej pracy, to podziel się ze mną w komentarzu swoimi doświadczeniami.

Marzena Fąfara

W branży IT od 1998 roku. Projektantka aplikacji internetowych (głównie do celów edukacyjnych), dzieli się wiedzą odnośnie budowania kursów online oraz tworzenia materiałów szkoleniowych, testów i elementów interaktywnych.

Może Cię też zainteresować...